Salon des membres

Réunions précédentes

28 mai, 2015

Comment faire des présentations efficaces devant un auditoire …. d’écureuils?

L’activité de la soirée était différente des conférences habituelles du CMPQ puisqu’elle consistait en une rencontre de type 5 à 7 avec une conférencière très dynamique. Madame Patricia Scott, conférencière, qui détient un doctorat de l’École de commerce Wharton de la University of Pennsylvania, a donné une conférence enlevante et très divertissante qui portait sur la difficulté de garder l’attention de l’auditeur facilement distrait de nos jours. Dans notre ère de surcharge d’information, il est plus difficile que jamais de faire passer son message.

Madame Scott a commencé en demandant aux participants s’ils avaient l’impression d’être distraits plus facilement aujourd’hui que l’année dernière. Elle a expliqué que cela pourrait être causé par le fait que 90 % de l’information mondiale a été produite au cours des 3 dernières années. Nous sommes confrontés à une quantité incroyable de renseignements à l’heure actuelle et ce, de manière incessante. En raison de la quantité considérable de renseignements qui sont à sa disposition et de la rapidité à laquelle il peut y accéder, la capacité d’attention de l’adulte moyen a baissé à 8 secondes, ce qui est une seconde de moins qu’un poisson rouge. Madame Scott a souligné que nos auditoires ont évolué, ce qui n’est pas le cas de nos stratégies de communication, et que c’est là que réside la disparité. Nos stratégies doivent évoluer si nous voulons prendre la parole devant les auditoires actuels et les captiver.

Madame Scott a déclaré que le rôle des « responsables de l’information » dans les entreprises n’a plus de valeur puisqu’il est possible de trouver l’information plus rapidement que jamais auparavant. Il faut que ce rôle évolue pour devenir un « découvreur de sens ». « Un orateur n’a aucune valeur s’il ne parvient pas à relier l’auditoire à ce qu’il entend ». Elle a expliqué que la capacité d’attention d’un écureuil est de 1 seconde; cependant, si l’écureuil a un gland, cette capacité augmente à 4 minutes. Par conséquent, il faut donner l’équivalent d’un gland à un auditoire pour retenir son attention. Madame Scott a alors révélé sa stratégie résumée par l’acronyme ACORN, qui consiste en cinq jeux d’outils qu’il est possible d’appliquer à toute négociation, communication ou conférence afin de percer le niveau de distraction et ainsi persuader l’auditoire.

A = Auditoire

Pour captiver un auditoire, a expliqué madame Scott, il faut découvrir son « Qu’est-ce que ça me rapporte? » ou « QQMR ». Il faut que le message soit pertinent pour l’auditoire pour que celui-ci puisse être captivé. Une partie du cerveau appelée la formation réticulée a pour fonction de servir de filtre pour toute l’information entrante pour les cinq sens. Ce système décide ce qui est le plus pertinent pour nous et il dicte ce sur quoi nous devons nous concentrer. Elle a donné l’exemple de la présentation d’une diapositive à un auditoire, expliquant que si on montre un graphique sans l’avoir expliqué, l’auditoire regardera le graphique plutôt que d’écouter ce qu’on dit. Toutefois, si on explique à l’auditoire, avant d’afficher le graphique, qu’on veut qu’il se concentre sur un élément particulier du graphique, alors il se concentrera immédiatement sur cet élément lorsqu’on affiche la diapositive. Une communication efficace fonctionne lorsqu’on met intentionnellement l’accent sur un point précis et lorsque cet accent est pertinent pour l’auditoire. Par conséquent, le communicateur doit découvrir le « Qu’est-ce que ça me rapporte? » (QQMR) de chaque auditoire.

C = Crédibilité

Madame Scott a déclaré que, dans le monde de l’information actuel, nous sommes devenus très sceptiques, parce que nous entendons des récits variés et contradictoires sur le même sujet. Ainsi, pour qu’un auditoire nous estime crédibles, nous devons déterminer comment imbriquer de la crédibilité. Elle a cité les trois éléments de persuasion d’Aristote : l’éthos, le pathos et le logos; autrement dit la crédibilité, l’émotion et la logique. Il existe deux types de crédibilités : personnelle et accréditée. La crédibilité personnelle s’acquiert au fil du temps. Il faut la construire par le truchement de la compétence, de la sincérité et de la fiabilité et il faut la protéger. La crédibilité accréditée est empruntée d’une troisième source. La communication de sa crédibilité à un auditoire doit être brève et concise, mais elle doit être faite. Elle a ajouté que la crédibilité n’est pas transférable et qu’elle doit être pertinente.

O = Ordre du message

Madame Scott a expliqué que ce que l’on dit en premier compte. Il ne faut jamais dire, « finalement » ou « le plus important » à la fin d’une conférence. « Ne les réservez pas pour la fin car plus personne n’écoute. Exposez vos idées en commençant. » Ce faisant, vous encadrez le message, ce qui aidera l’auditoire à arriver à la conclusion avec vous. Elle a expliqué que la communication narrative ne fonctionne plus en affaires. Il faut se montrer plus audacieux dans ses choix de mots et faire passer la conclusion au début de la communication. En allant droit au but en commençant, on satisfait le besoin de pertinence de l’auditoire, lequel se montre ouvert à entendre les détails qui soutiennent la conclusion.

R = Rétention de l’attention

Pour avoir un message mémorable, il faut savoir comment les adultes apprennent. Les adultes ont besoin de comprendre ce qu’on leur dit sur le plan intellectuel, puis de le rattacher à quelque chose de similaire qu’ils ont déjà vécu ou compris, ce qui représente beaucoup de travail. Pour « raccourcir » ce processus, il est possible de se servir d’une métaphore. Aujourd’hui, les auditoires ne cherchent pas à comprendre, ils veulent « saisir le message ». Ils pourraient rechercher une compréhension plus approfondie s’ils « saisissent le message », mais l’inverse ne fonctionne plus. Dans les nouvelles communications modernes, la complexité ne fait pas paraître plus intelligent; c’est plutôt lorsque l’on simplifie ce qui est complexe que les gens pensent que l’on est intelligent.

Madame Scott a également mentionné la tactique du « regroupement » de l’information. Elle a expliqué que les auditoires arrêtent d’écouter après le troisième point si le conférencier ne leur dit pas ce qui suit. Les auditoires veulent pouvoir prédire, avec certitude, l’orientation suivie par le conférencier. Il faut donc procéder de façon réfléchie pour aider l’auditoire à s’y retrouver dans les données ou dans la présentation.

Enfin, elle a dit qu’il est important d’avoir un bon appel à l’action. Un bon appel à l’action doit être précis, il doit être réalisable par une seule personne et il doit être fait rapidement. Plus un appel à l’action est précis, plus il est réalisable.

N = Nécessité d’établir un contact

Devant un auditoire, il est nécessaire de trouver une certaine résonnance avec son message. L’amygdale est une structure cérébrale qui déclenche les réactions « de fuite ou combat» et les situations qui activent l’amygdale sont remémorées plus longtemps que les autres. Il est donc important d’entrer en contact avec cette zone quand on communique. Pour réussir à persuader un auditoire, on a besoin d’une réponse émotionnelle car la seule logique n’y parviendra pas. Les auditeurs se souviendront des mots qu’ils peuvent visualiser mentalement. Il n’est pas possible de visualiser des mots comme « efficacité » et « meilleurs résultats ». Aider les auditoires à visualiser le message les aide à « saisir le message » et ils pourront ensuite devenir plus émotifs à ce sujet.

En résumé, madame Scott a transmis les points clés suivants :

• Rendez votre message pertinent
• Assurez-vous d’être crédible
• Faites en premier lieu ce qui est le plus important (le « QQMR »)
• Assurez-vous d’avoir établi un contact en aidant les adultes à « saisir le message » à l’aide d’une métaphore
• Assurez-vous de regrouper les renseignements afin que leur quantité ne semble pas écrasante et aidez l’auditoire à s’y retrouver
• Assurez-vous d’avoir un appel à l’action à la fin
• Rendez les abstractions concrètes

« Il ne s’agit pas de communiquer des renseignements sans valeur, il s’agit de communiquer des renseignements signifiants ».

 

Lara Holmes
Rédactrice médicale
Courriel : lholmes@videotron.ca
Téléphone : 514-425-4977

Pharma411